Một yếu tố cố định khác có thể sẽ bắt rễ trong nhiều tổ chức là sự chuyển đổi sang làm việc từ xa. Và tại sao lại không chứ? Thế giới kinh doanh hiện đại với nhịp độ nhanh đang trong giai đoạn cách mạng tại thời điểm này.
Mặc dù quá trình chuyển đổi này phục vụ cho một bối cảnh rộng, như tính linh hoạt trong công việc và khả năng tiếp cận nguồn nhân tài toàn cầu cho các tổ chức, nhưng nó cũng có những thách thức riêng. Để vượt qua những thách thức mới này, các tổ chức phải dựa vào những hiểu biết chính xác dựa trên dữ liệu do các tổ chức phù hợp tạo ra phần mềm giám sát máy tính từ xa, giống như công cụ phổ biến Insightful.
Bài viết này có thể là câu trả lời cho bất kỳ nghi ngờ nào của bạn về cách thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu có thể cải thiện hiệu suất làm việc của nhóm từ xa và hướng dẫn ban quản lý phân bổ nguồn lực hiệu quả cũng như xây dựng động lực hỗ trợ tại nơi làm việc.
Tầm quan trọng của việc ra quyết định dựa trên dữ liệu
Có một khoảng cách đáng kể giữa hiệu quả, hiệu suất và quy trình ra quyết định dựa trên dữ liệu (DDDM) so với việc chỉ đưa ra lựa chọn nhằm mục đích đưa ra quyết định.
Ra quyết định dựa trên dữ liệu là một quy trình tổng thể tận dụng phân tích dữ liệu do phần mềm tạo ra để đưa ra quyết định kinh doanh thay vì chỉ phân tích kinh nghiệm trong quá khứ hoặc dựa vào trực giác. Cách tiếp cận này đặc biệt hữu ích trong môi trường làm việc từ xa, nơi các chiến lược quản lý thông thường không hiệu quả.
Bạn có biết rằng việc sử dụng phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định sáng suốt có thể cải thiện hiệu suất công việc chung từ 6% đến 10% không? Do đó, các tổ chức theo đuổi phương pháp ra quyết định dựa trên dữ liệu sẽ gặt hái được nhiều lợi ích, bao gồm:
- Cải thiện hiệu quả hoạt động: Các tổ chức có thể phân tích số liệu hiệu suất của nhân viên để xác định sự khác biệt và tối ưu hóa quy trình làm việc để tăng năng suất.
- Tăng cường sự gắn kết của nhân viên: Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về mức độ hài lòng và gắn kết trong công việc của nhân viên, đây là những yếu tố quan trọng để duy trì tinh thần tích cực khi làm việc từ xa.
- Phân phối tài nguyên tối ưu: Insightful cung cấp quyền truy cập vào dữ liệu thời gian thực giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về việc phân bổ nguồn lực hiệu quả ở đâu, như thế nào và cho ai.
- Thu hút nhân tài hàng đầu: Các tổ chức triển khai chiến lược DDDM tiên tiến sẽ báo hiệu với những ứng viên tiềm năng rằng họ nhấn mạnh vào các phương pháp tiếp cận dựa trên dữ liệu và coi trọng sự đổi mới, chứng tỏ họ là những nhà tuyển dụng hấp dẫn hơn trong ngành.
Tận dụng phần mềm giám sát máy tính từ xa
Một phần mềm giám sát máy tính từ xa phù hợp chắc chắn là một trong những giải pháp được khuyến nghị nhất để thu thập dữ liệu về hiệu suất của nhóm làm việc từ xa của bạn. Phần mềm như Insightful cung cấp các công cụ phân tích rộng lớn để theo dõi thời gian của nhân viên, cho phép người quản lý có được thông tin chi tiết rõ ràng về mô hình năng suất và hành vi làm việc của họ.
Phần mềm này theo dõi các hoạt động làm việc hàng ngày của nhân viên và cung cấp bản trình bày toàn cảnh về hiệu suất của cá nhân và nhóm. Nó cho phép người sử dụng lao động:
- Xác định thời điểm nhân viên đạt năng suất cao nhất khi họ tập trung và năng động nhất.
- Xác định những yếu tố gây mất tập trung trong quy trình làm việc có khả năng cản trở hiệu quả tổng thể.
- Theo dõi mức độ gắn kết của nhân viên thông qua các số liệu do phần mềm thiết lập, chẳng hạn như thời gian dành cho các nhiệm vụ khác nhau và tỷ lệ hoàn thành.
Dữ liệu này không chỉ giúp các nhà quản lý hiểu rõ hơn về cách thực hiện các nhiệm vụ và quy trình mà còn mang lại những cơ hội mới để tối ưu hóa. Ví dụ, nếu một nhóm có xu hướng gặp nhiều khó khăn với một nhiệm vụ cụ thể, các nhà quản lý có thể cung cấp các nguồn lực hoặc đào tạo có liên quan và cần thiết để giảm thiểu những khó khăn này.
Cải thiện động lực của nhóm thông qua phân tích dữ liệu chính xác
Nếu bạn muốn nhóm làm việc từ xa của mình hoạt động hiệu quả với sự quản lý hiệu quả, các nhà quản lý cần hiểu rõ về động lực của nhóm làm việc từ xa. Ở đây, thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu cho phép đánh giá rõ ràng các tiêu chí về sự cộng tác và giao tiếp của nhóm bất kể địa điểm làm việc. Hơn nữa, người ta thấy rằng các nhóm làm việc từ xa có mức độ hài lòng và gắn kết cao có xu hướng năng suất cao hơn 17%.
Thông qua việc sử dụng phần mềm giám sát máy tính từ xa, ban quản lý có thể theo dõi các số liệu về cộng tác nhóm từ xa bao gồm:
- Tỷ lệ tham gia của nhân viên từ xa vào các cuộc họp trực tuyến.
- Tần suất tương tác và tham gia giữa các thành viên trong nhóm làm việc từ xa.
- Mức độ đóng góp trong các dự án hoặc nhiệm vụ của nhóm.
Người quản lý có thể phân tích các số liệu này để quyết định xem các thành viên nhóm làm việc từ xa có cần thêm hỗ trợ hay động lực để tham gia tích cực hơn vào công việc hay không. Nhận thức được cách thức hoạt động của nhóm cũng cho phép người quản lý đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu liên quan đến việc phân công lại trách nhiệm hoặc tái cấu trúc nhóm dựa trên điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên.
Đưa ra quyết định sáng suốt về phân bổ nguồn lực
Thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu buộc các nhà quản lý phải đưa ra quyết định chiến lược về phân bổ nguồn lực. Các tổ chức có thể sử dụng dữ liệu hiệu suất do phần mềm giám sát máy tính từ xa tạo ra để xác định các khu vực cần thêm nguồn lực nhất. Ví dụ;
- Nếu một số công nghệ hoặc công cụ nhất định không được sử dụng hết trong quy trình làm việc, thì có thể đã đến lúc cần đánh giá lại hiệu quả của công cụ hoặc cần đào tạo thêm.
- Nếu một dự án cụ thể đang chậm tiến độ do thiếu nhân sự, người quản lý nên phân công thêm nhân sự để hoàn thành công việc hoặc phân bổ lại khối lượng công việc cho phù hợp sau khi đánh giá lại.
Hơn nữa, dữ liệu chính xác và thời gian thực do Insightful cung cấp cho phép các nhà quản lý dự đoán nhu cầu về nguồn lực trong tương lai dựa trên các mô hình trong quá khứ. Ví dụ, nếu phân tích dữ liệu minh họa sự gia tăng năng suất trong một số giai đoạn hoặc mốc thời gian của dự án, các nhà quản lý có thể chuẩn bị phù hợp để đảm bảo phân bổ nhân sự và nguồn lực phù hợp trong những thời điểm cao điểm đó.
Thúc đẩy văn hóa phát triển liên tục
Một khía cạnh quan trọng khác của việc sử dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu trong việc tạo ra động lực làm việc liên tục phát triển giữa các thành viên nhóm làm việc từ xa. Để làm được điều đó, các tổ chức có thể thường xuyên xem xét các số liệu hiệu suất và yêu cầu phản hồi từ các thành viên làm việc từ xa, đồng thời xây dựng môi trường làm việc nơi các thành viên cảm thấy được trao quyền và chia sẻ ý tưởng để phát triển thống nhất.
Hơn nữa, Insightful, với tư cách là phần mềm giám sát máy tính từ xa, còn thúc đẩy quá trình này bằng cách cung cấp:
- Thông tin chi tiết về những lĩnh vực mà nhân viên từ xa cảm thấy cần thêm nguồn lực hoặc sự hỗ trợ từ cấp trên.
- Báo cáo chi tiết và kịp thời về hiệu suất làm việc của nhóm và từng nhân viên.
- Các số liệu tiêu chuẩn làm nổi bật các hoạt động giám sát hoặc sáng kiến thành công có thể mở rộng quy mô toàn bộ tổ chức.
Ngoài ra, việc khuyến khích nhân viên giao tiếp cởi mở về dữ liệu hiệu suất của họ giúp nhận ra các lĩnh vực có khả năng cải thiện và cũng củng cố niềm tin và nỗ lực của mọi người để đạt được các mục tiêu chung. Đây là một cách tiếp cận hợp tác giúp cải thiện sự gắn kết và cũng nuôi dưỡng cảm giác gắn bó giữa các thành viên từ xa.
Đóng cửa
Bối cảnh kinh doanh hiện đại liên tục được định hình lại bằng cách thiết lập làm việc từ xa và trong bối cảnh thay đổi này, thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu đã trở thành yếu tố quan trọng để cải thiện hiệu suất của nhóm làm việc từ xa. Bằng cách sử dụng hiệu quả phần mềm giám sát máy tính để bàn từ xa như Insightful, các doanh nghiệp có thể khai thác tiềm năng thực sự của thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu và khai thác tối đa các mô hình hiệu suất và động lực của nhóm. Là một chiến lược chủ động, việc tận dụng thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu nhằm mục đích giúp các tổ chức phát triển bền vững với môi trường làm việc từ xa.
